Hjørring Kommune overtager driften af kommunearkivet

Sagen er femte punkt på Økonomiudvalgets dagsorden onsdag den 21. oktober, hvor politikerne skal beslutte, hvordan arkivet overgår til kommunal drift, godkende nye vedtægter og lægge en plan for at justere arkivets opgaver og budget. Det skriver NordsøPosten. Siden kommunerne blev lagt sammen i 2007, har museet haft ansvaret for arkivet mod et årligt tilskud fra kommunen – en ordning, der nu afsluttes efter knap 20 år. Medarbejdere, opgaver og økonomi flytter med over i kommunen.

Merudgift på 250.000 kroner

Overgangen forventes at skabe en ubalance på 250.000 kroner set i forhold til den årlige ramme på to millioner kroner, som er afsat fra 2027. Størstedelen af merudgiften kommer fra lønstigninger: når medarbejderne skal overgå til kommunale overenskomster, skal der kompenseres for et lønefterslæb, der er opstået under museets drift. Derudover kommer der nye udgifter til it-licenser og administrative systemer, som tidligere blev delt med museet. 50.000 af de 250.000 kroner er sat af til uforudsete usikkerheder. Kommunen vil tage stilling til, hvordan merudgiften finansieres, når regnskabet for 2027 gøres op.

Fem ansatte overgår

I dag har kommunearkivet fem medarbejdere: en arkivleder, to historikere i fuldtidsstillinger samt to fleksjobansatte, der arbejder fire og seks timer om ugen. De fem overflyttes til kommunen i kraft af virksomhedsoverdragelsesloven. Arkivets kerneopgave er at opbevare, registrere og forvalte kommunens arkivalier efter arkivloven, mens det har været museet, der stod for den historiske formidling af materialet. Direktionen har besluttet, at arkivet for nu organisatorisk placeres under Byrådssekretariatet, indtil den varige placering er fundet.

Fremtidig model skal findes

2027 skal ifølge planerne bruges som et år, hvor kommunen gennemgår arkivets opgaver og organisering for at få økonomi og bemanding til at hænge sammen fra 2028. Det indebærer en vurdering af, hvilke opgaver der skal prioriteres, samt en analyse af mulige modeller for den fremtidige drift – heriblandt fortsat kommunal drift, samarbejde med andre arkiver eller aflevering af arkivalier til Rigsarkivet. Analysen skal også se på de juridiske, organisatoriske og servicemæssige følger af valgene.

De nye vedtægter indfører samtidig en præcisering af, at arkivet ikke må finansiere forsknings- og formidlingsopgaver med kommunens penge, fordi disse opgaver ikke er lovpligtige efter arkivloven. På mødet skal Økonomiudvalget afgøre, om sagen sendes videre til Byrådet, som dermed får den afgørende rolle i at fastsætte de fremtidige rammer for kommunearkivet.